Cómo gestionar mejor el tiempo que necesitas para cambiar tu negocio

Esta semana pasada he colaborado en la creación de un post en el blog “El efecto Pigmalión”, de Chema Cepeda, con la gestión del tiempo para iniciar nuevos proyectos como tema de la entrada. Aprovecho para recomendaros el blog “El efecto Pigmalión”, dedicado al desarrollo y crecimiento personal, investigación y auto aprendizaje. También puedes seguir a Chema en twitter (@EPigmalion).

Casi siempre que hablo con algún cliente acerca de plantearse algún cambio, los dos obstáculos que suelen aparecer en primer lugar son la dificultad y la escasez de tiempo. De la dificultad he hablado anteriormente, así que trataré hoy de la gestión del tiempo y de cómo podemos optimizarlo.

Tanto si quieres hacer un curso para mejorar un área específica de tu comercio, seguir blogs o páginas relacionadas con tu actividad, hacer un curso o comenzar a crear una estrategia comunicación en redes sociales, necesitarás no poca cantidad de tiempo. Este tiempo lo necesitaras para estudiar, aplicar, perfeccionar y asimilar el cambio elegido.

Pondré como ejemplo mi experiencia para conseguir integrar en mis rutinas el seguimiento de varios blogs y páginas web, que comencé a seguir para intentar entender mejor el mundo de las ventas, en el que me muevo a diario.

Todo comenzó con un par de blogs y páginas, principalmente de marketing, pero fue creciendo hasta que un día me di cuenta de que mi lista de favoritos en el navegador había aumentado considerablemente y que me llevaba bastante tiempo entrar a cada página para ver contenidos nuevos. Entonces un amigo me habló de utilizar un agregador RSS o lector de contenidos para facilitarme esta tarea (utilizo Netvibes, también están Google Reader y otras aplicaciones).

Estas aplicaciones permiten reunir la información que habitualmente sigues como si fuese un periódico personalizable y te facilitan un acceso rápido a toda la información nueva, pudiendo controlar lo que has leído y lo que no. Además, al cargar versiones «ligeras» con poco más que texto, puedes utilizarlo en cualquier ordenador, teléfono o tablet con cierta agilidad.

El efecto secundario de esta facilidad y ganancia de tiempo fue un aumento en el número de páginas a seguir, hasta que llegó el «momento de crisis». En mi caso, llegó un momento en el que, a pesar de las facilidades, no podía seguir toda la información, por lo que tuve que hacer una criba y reducir hasta una cifra razonable la cantidad de páginas a seguir. Además, decidí comprar un iPad, y así aprovechar algunos ratos muertos para leer estas páginas y reducir el tiempo que dedicaba a estas funciones por la noche.

En este ejemplo he recorrido las cuatro fases:
estudio, aplicación, perfeccionamiento y asimilación.
El resultado es que he integrado esta actividad
en mis rutinas diarias.

Indudablemente llegarán más proyectos y el proceso habrá de ser el mismo y es posible que, llegado a un punto, habrá que descartar, previo estudio del tiempo necesario para este nuevo proyecto, algún otro proyecto o actividad que consuma tiempo de “baja calidad”. Por ejemplo, en mi caso, he decidido dejar de ver televisión, con la excepción de los programas que veo con mi hija y alguna otra cosa puntual.

Si necesitas gestionar muchas tareas de diferentes proyectos, establecer objetivos y hacer seguimiento de ellos, lo mejor es que recurras a algún método de gestión de actividades, como puede ser el GTD, del que hablé en el comentario del libro de David Allen.

También hay pequeños trucos que te ahorraran tiempo. Te propongo unos pocos:

• Sigue tus programas de tv y series en la web de la cadena correspondiente: no hay tanta publicidad, así que puedes ahorrarte los anuncios.
• Sustituye lecturas por podcasts. Muchos blogs y medios de Internet, disponen versiones en audio de los contenidos. Puedes oírlos mientras haces otras cosas.
• Desplázate al trabajo en transporte público, puedes leer u oír podcasts en los trayectos.
• Envía un e-mail en lugar de hacer una llamada. Evitarás unos minutos de introducción y despedida y, además, quedará constancia de tu comunicación.
• Divide los proyectos grandes en tareas y haz el seguimiento de la finalización de cada una de ellas.
• Asigna un tiempo a cada tarea, y ten en cuenta los imprevistos: suceden.
• Fíjate plazos, los objetivos sin plazos no sirven de mucho.
• No ahorres tiempo al sueño, lo pagarás durante el día. Tampoco ahorres tiempo de estar con tu familia o amigos.
• Intenta concentrar tus actividades en un radio lo más cercano posible: compras, comidas, gimnasio… evitar desplazamientos generará más tiempo libre.
• Evita las distracciones, cuando estás concentrado, eres más productivo.
• Agrupa las actividades del mismo tipo.
• Localiza las horas en las que estás más descansado o en las que eres más productivo y reserva para esas horas las tareas más importantes.
• Diferencia importante de urgente.

¿Cuáles son tus trucos para ahorrar tiempo? ¿De qué manera te organizas para implementar nuevos proyectos?

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Foto: Adaptación de larzip (Stock.Xchng)